Внедрение режима коммерческой тайны

В условиях жесткой конкуренции и быстрого развития технологий постоянное совершенствование и внедрение инноваций играет критически важную роль для предприятия. Только неизменное движение вперед, готовность осваивать передовой опыт и новшества позволяет компании удерживать лидирующие позиции на рынке, сохраняя конкурентоспособность продукции и эффективность производственных процессов. Застой и отказ от прогресса неминуемо приводят к отставанию от динамично развивающейся среды и потере позиций перед более продвинутыми конкурентами, постоянно повышающими свои возможности.

Возникает вопрос защиты достижений. Это не так просто, как может показаться, и требует грамотного подхода.

Что такое Коммерческая тайна?

Коммерческая тайна необходима любой компании для сохранения конфиденциальной информации, дающей конкурентные преимущества, такой как собственные технологии, формулы, чертежи, стратегии и планы. Установление соответствующего режима позволяет юридически защитить такие знания от разглашения, определив требования неразглашения сведений работникам, имеющим к ним доступ. Это защищает интересы компании, предотвращая раскрытие конфиденциальной информации конкурентам и обеспечивая сохранность ноу-хау, благодаря которому можно получать преимущества на рынке.

Коммерческая тайна — режим конфиденциальности, направленный на защиту и сохранение преднамеренно неразглашаемых коммерческих интересов, сведений технологического или производственного характера, а также любой иной информации, имеющей деловую ценность для компании. Такая тайна может касаться различных аспектов деятельности — от производственных до финансовых, позволяя обеспечить конкурентные преимущества и избежать угроз экономической безопасности. Срок ее действия определяется каждым случаем, а обладателем прав на такую тайну является компания, владеющая подтвержденными правами на нее в полном объеме и заинтересованная в ее защите ради получения коммерческих преимуществ.

Как установить режим защиты?

Для режима коммерческой тайны на предприятии необходимо:

Подготовить перечень всех конфиденциальных сведений, относящихся к различным направлениям деятельности компании — от технологий и контактов до финансовых данных и планов развития.
Для каждой категории информации определить точный круг сотрудников, имеющих доступ к ней ввиду служебной необходимости, обеспечив баланс между сохранностью сведений и их эффективным использованием.
Закрепить за этими сотрудниками обязанности по неразглашению перечня конфиденциальных сведений и неиспользованию полученных в рамках должностных обязанностей знаний в личных целях или интересах третьих лиц путем подписания соответствующих документов.

Таким образом, компания юридически обеспечивает сохранность имеющихся секретов.

Защита от промышленного шпионажа

Грамотные действия позволяют надежно защититься от промышленного шпионажа. Это нелегальное получение конфиденциальной коммерческой информации одной организацией о деятельности конкурирующей компании ради извлечения из этого преимуществ. Может включать в себя кражу чертежей, образцов продукции, технологий, программного обеспечения, баз данных, информации о рынках сбыта и поставщиках, финансовой отчетности, маркетинговых исследованиях, стратегиях развития и т.д. Происходит это путем подкупа или шпионажа за сотрудниками конкурента, взлома защищенных систем хранения данных, подслушивания коммерческих переговоров с целью использования полученных сведений в собственных целях с нарушением норм закона.

Автоматизация дает возможность существенно снизить риски утечки коммерчески значимой информации, так как дает возможность централизованно регулировать доступ к данным различных уровней конфиденциальности, отслеживать все попытки получить доступ к защищенным ресурсам, автоматически блокировать рабочие станции при попытке вынести информацию на внешние носители или передать ее по сети, а также своевременно реагировать на любые аномалии в системе безопасности предприятия благодаря функциям мониторинга и анализа логов доступа.

Как создать необходимые документы?

Для разработки эффективного документа, регламентирующего режим коммерческой тайны на предприятии, необходимо:

составить проект Положения с участием юристов, руководителей и специалистов предприятия;
включить перечень конфиденциальной информации с соблюдением исключений, установленных законом;
определить порядок присвоения статуса коммерческой тайны, допуска к секретным сведениям, их хранения, использования и уничтожения;
установить ответственность за разглашение конфиденциальных сведений;
ознакомить с Положением работников, имеющих доступ к такой информации, и получить от них подтверждение в листе ознакомления;
утвердить разработанный локальный нормативный акт.

Это позволяет юридически защитить коммерческие секреты предприятия в рамках действующего законодательства.

Процедура оформления доступа:

уведомить работника за 2 месяца о предстоящих изменениях условий трудового договора;
заключить с ответившим утвердительно сотрудником дополнительное соглашение, в котором предусмотреть обязательства по соблюдению режима секретности, в том числе в отношении информации партнеров;
подписать с работником обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений;
в случае отказа работника предложить ему другое подходящее рабочее место или уволить по согласованному отказу;
документально оформить все этапы для юридического закрепления доступа сотрудника к коммерческой тайне в соответствии с трудовым законодательством.

Грамотное регулирование

Правильная разработка разных уровней ответственности за нарушение режима коммерческой тайны играет ключевую роль в обеспечении надежной защиты конфиденциальной информации. Четкое закрепление более строгих санкций за разглашение сведений, относящихся к наиболее важным коммерческим активам компании, а более мягких — за первичные технические нарушения политики безопасности позволяет сотрудникам осознавать границы допустимого поведения и не допускать халатности, способной нанести существенный ущерб. Это также обеспечивает юридическую защищенность работодателя при необходимости применения дисциплинарных взысканий или иных правовых процедур в отношении нарушителей.

Утечка информации и данных

Утечка коммерческих секретов может повлечь серьезные негативные последствия для компании:

Потеря конкурентных преимуществ, если уникальные технологии, формулы, чертежи станут доступны для воспроизведения конкурентами.
Снижение спроса на продукцию по мере появления аналогов от других производителей, использовавших перенимаемые решения.
Потеря доверия со стороны коммерческих партнеров, боящихся передавать конфиденциальную информацию ненадежному контрагенту.
Возможные убытки от исков о нарушении авторских прав, патентов, договорных обязательств со стороны потерпевших из-за утечки сведений.
Ухудшение деловой репутации компании, как ненадежного хранителя информации, что может негативно повлиять на перспективы развития бизнеса.

Все негативные последствия утечки коммерческих секретов довольно сложно предвидеть, так как они могут проявиться в самых разных формах. Компания может просто потерять ценного сотрудника, который создал уникальную разработку или ноу-хау, поскольку его недовольство утратой контроля над важной информацией может привести к увольнению. Подобного рода кадровые и моральные издержки также сложно оценить заранее, однако они могут нанести существенный ущерб. Таким образом, учитывая высокую степень неопределенности и многоаспектность возможных последствий утечки сведений, вопросам защиты следует уделять первостепенное внимание на всех этапах деятельности предприятия.

Профилактика

Профилактическая работа по обеспечению режима коммерческой тайны включает в себя комплекс предварительных мероприятий, направленных на минимизацию риска утечки информации и предотвращение нарушений. К ним относятся ежегодные инструктажи, тестирование знаний сотрудников и подписание ими документов о неразглашении сведений.

Заказать услугу внедрения режима коммерческой тайны у юристов

Эксперты компании «Золотое правило» специализируются на разработке и внедрении корпоративных документов, строго ориентированных на защиту интересов предприятия, с учетом правовых аспектов в рамках законодательства. Каждый документ составляется по бизнес-процессам компании и ролям сотрудников. Бизнес-юристы проводят инструктаж и отвечают на все вопросы работников, возникающие при запуске общего режима, что позволяет мягко донести новые правила организации.